Importare i dati da altri gestionali. E’ possibile?

Migrare da un gestionale immobiliare ad Agim

E’ una scelta che comporta una serie di valutazioni. Oltre ai costi, alla praticità di utilizzo, alla coerenza delle caratteristiche funzionali rispetto alla propria modalità operativa, talvolta la decisione dipende anche dalla concreta possibilità di importare i dati da un gestionale differente.

Innanzitutto, è sempre possibile? Generalmente è possibile, ma non sempre. Dipende molto dalla piattaforma di provenienza, ma, sopratutto, dal fatto che siate EFFETTIVAMENTE in possesso dei VOSTRI dati. Quest’ultimo fattore sembra scontato, ma purtroppo non è sempre così. Vale la pena quindi capire prima di tutto se questa condizione esiste, altrimenti qualsiasi altra considerazione
tecnica è perfettamente inutile.

Innanzitutto, sono in possesso dei miei dati?

E’ una domanda che contiene una contraddizione: se i dati sono miei, logico che dovrei esserne in possesso. Eppure… quante volte ci siamo trovati di fronte casi in cui i dati erano inseriti in una piattaforma/gestionale sprovvista della funzionalità di Backup, quindi senza la possibilità di estrapolare i dati (anche per una semplice operazione di conservazione dei dati in un posto sicuro). Oppure, affiliati a franchising o reti che avevano una piattaforma messa a disposizione dalla “casa madre”, ma che potevano solo inserire e consultare i dati, senza possibilità alcuna di estrapolarli in caso di bisogno (nella maggior parte dei casi peraltro una condizione chiaramente prevista dal contratto di affiliazione/appartenenza). E ancora, casi di gestionali realizzati da aziende minori o addirittura personalizzati in proprio, la cui struttura dei dati risulta talmente fuori da ogni basilare logica informatica, che risulta impossibile leggerne i contenuti.

In tutti i casi citati sopra, esiste un’ulteriore possibilità di entrare in possesso dei VOSTRI dati: richiedere all’azienda che vi fornisce la piattaforma di fornirveli in un formato che sia utilizzabile e leggibile. Anche qui, possono verificarsi casi “difficili”. A parte le situazioni in cui, contrattualmente, avete chiaramente accettato che tutto ciò che inserite NON E’ in vostro possesso (vedi affiliazioni ad alcuni Franchising), avete assolutamente il diritto di avere i vostri dati, e chi vi fornisce la piattaforma ha il dovere di fornirveli. Per cui, non siate timidi, e pretendeteli!

La “presa in ostaggio” dei dati

Attenzione: talvolta può capitare che ci siano “attriti” tra il Cliente e l’Azienda che fornisce la piattaforma, per cui viene in qualche modo messa in pratica la “presa in ostaggio” dei dati. Per esempio: in caso di attriti, potrebbe l’Azienda negarti l’accesso non solo alla piattaforma, ma anche ai tuoi dati? Anche qui, consigliamo di dare un’occhiata alle norme contrattuali che regolano il rapporto di fornitura del gestionale, ma è bene evidenziare che in linea generale i dati sono vostri, e, sebbene un’Azienda fornitrice abbia tutto il diritto di non farvi accedere al servizio in caso di inadempienze, non esiste che si tenga anche i VOSTRI dati. Quindi, certamente in casi estremi, una diatriba legale andrebbe a vostro favore, ma quanto tempo passerebbe? Quali danni vi causerebbe? Parlate di questo aspetto con il vostro consulente legale, e fatelo adesso!

Le fasi dell’importazione e il
controllo di qualità

Risolto il problema di essere effettivamente in possesso dei vostri dati, vediamo le fasi svolte per una corretta importazione:

1. Analisi tecnica sui dati (o su un campione di dati) di provenienza. Serve per accertarsi che le informazioni siano fruibili, leggibili e strutturalmente idonee all’importazione su Agim. Questa fase determina la fattibilità o meno dell’importazione, ed è una fase che viene fatta anche in fase di “preventivo”, cioè prima che venga effettuato l’acquisto del gestionale, proprio perché genera un’indicazione precisa su eventuali costi da sostenere.
2. Normalizzazione dei dati. In questa fase ci si occupa di preparare i dati e di rimuovere eventuali discrepanze di uniformità che potrebbero compromettere l’efficacia dell’importazione. In altre parole, una sorta di “affinamento” dei dati, per una perfetta importazione.
3. Sviluppo/adattamento delle procedure di importazione (se non già esistenti, come nel caso di gestionali noti che vediamo dopo). Vengono sviluppate tutte le procedure che si occupano di leggere i dati forniti e di inserirli correttamente dentro Agim.
4. Esecuzione dell’importazione. In questa fase vengono importati i dati tramite le procedure
   sviluppate.
5. Controllo di qualità, conformità e consistenza dei dati importati. E’ l’ultima e più importante fase, nella quale vengono effettuati tutti i controlli di qualità dei dati importati, la perfetta leggibilità su Agim e l’assenza di malfunzionamenti di Agim a seguito di eventuali difetti di importazione.

Noi di Agim siamo fermamente convinti che, al fine di assicurare la massima qualità nell’importazione, non si può prescindere da nessuna delle fasi descritte sopra. Questo spiega facilmente perché sono necessari dei tempi più o meno lunghi a seconda dei casi, e sopratutto, se parliamo di un’importazione seria e fatta come si deve, ci deve mettere in guardia da chi “promette” di importare i dati sempre, comunque e con velocità (e magari a costo zero a prescindere).

E’ sempre possibile importare i dati su Agim?

Gli scenari che solitamente si presentano sono i seguenti:

1) Provenienza da un gestionale immobiliare “noto”.

Sono 4, forse 5, i gestionali immobiliari più utilizzati in Italia, oltre ad Agim. In generale, queste piattaforme mettono a disposizione i dati con delle funzionalità di Backup, o comunque sono dotate di procedure operative che, su richiesta del Cliente, provvedono a fornire i dati su supporto magnetico o tramite file da scaricare on line. In linea generale, le strutture dei dati ufficialmente fornite sono facilmente leggibili per un successivo import su Agim, l’analisi tecnica è abbastanza rapida, e, anche se non sempre è così, i tempi di importazione sono piuttosto veloci.

In qualche caso è la fase di “normalizzazione” descritta sopra che risulta più impegnativa, per cui sono necessari tempi più lunghi.

2) Provenienza da un gestionale minore o prodotto in proprio

Questi sono generalmente i casi in cui l’analisi è più impegnativa, ed i risultati possono essere i più disparati. Molto spesso la struttura dei dati non segue le più basilari regole di progettazione di un archivio dati, perché spesso realizzate da personale non professionista, o con poca esperienza di strumenti per il settore immobiliare. In questi casi potrebbe essere impossibile realizzare una corretta lettura, estrapolazione e/o normalizzazione dei dati, per cui diventa impossibile l’importazione. In altri casi invece si riesce a “trovare la quadra” e quindi leggere e normalizzare i dati nella maniera corretta, talvolta parzialmente, talvolta in maniera più completa. Nei casi migliori si riesce ad effettuare una corretta importazione.

In genere questo scenario comporta dei tempi più lunghi, proprio perché l’analisi è più impegnativa e potrebbe essere necessario sviluppare delle procedure ad hoc.

3) Archivio dati forniti su documenti come ad esempio un foglio Excel

Decisamente una pratica poco comune, ma succede anche questo. Qui generalmente la difficoltà è quella di collegare efficacemente i dati tra di loro, perché magari sparsi su diversi fogli di Excel. Un immobile che si trova su una riga di un foglio di excel appartiene ad un proprietario che si trova su una riga di un diverso foglio. Anche qui dipende molto da come sono strutturate le informazioni e alla possibilità di poter collegare le informazioni per una corretta fase di normalizzazione. Come nel precedente scenario, c’è sicuramente un’analisi impegnativa, e dei tempi che possono essere più o meno lunghi, a seconda dei casi e della quantità di dati da importare.

Quali dati si possono importare?

Non c’è una regola fissa. Banalmente: i dati che si riescono a leggere e a normalizzare correttamente si possono importare, gli altri no! Le anagrafiche, gli immobili, le notizie, le richieste, l’agenda, sopratutto se provenienti da “gestionali noti”, sono generalmente importabili, e qui abbiamo in sostanza la totalità dei dati. Ovviamente non è scontato che si possa importare tutto, e la fase di analisi è importante proprio perché ci fornisce un’esatta indicazione al riguardo.

Altro fattore da considerare è l’assenza di campi su Agim che invece esistevano nella precedente piattaforma. E’ raro, perché Agim presenta un panorama di campi vastissimo, ma può capitare. Se ad esempio nell’anagrafica di un cliente nella precedente piattaforma avevamo la possibilità di inserire il “colore degli occhi” (estremizzando per capire il concetto), che è un campo che su Agim non esiste, l’informazione non viene persa, perché viene inserita nel campo “note” dell’anagrafica del cliente su Agim. Esiste sempre un campo “note” su Agim, in qualsiasi archivio, in cui possono essere inserite informazioni non previste dal resto dei campi.

Ultimo, ma importantissimo fattore: le foto (così come eventuali planimetrie, documenti, video e virtual tour) degli immobili. Si possono importare? Certo che si. La domanda da farsi però è: assieme ai dati che vengono forniti per essere poi importati, vengono fornite anche le foto (e tutti gli altri allegati eventuali)? In caso affermativo, certamente, possono essere importate su Agim.

Ci sono dei costi?

Alla luce di quanto esposto sopra, è facilmente comprensibile come, sulla base della quantità di lavoro da svolgere, possono esserci dei costi, più o meno consistenti, a seconda dei più disparati casi che abbiamo visto. Tendenzialmente, la provenienza da un “gestionale noto” non comporta costi, perché come abbiamo visto, in linea teorica, le operazioni sono più semplici e già note da numerose casistiche precedenti.

Diverso è il caso di importazioni da piattaforme sconosciute o meno note. La fase di analisi viene fatta proprio per capire se possono generarsi dei costi per l’importazione.

A tal proposito, un consiglio utile: diffidare sempre da chi promette importazioni a costo zero, senza neanche sapere da dove provengono i dati. Non è possibile garantire la qualità dei dati importati, senza effettuare le fasi descritte sopra. Se viene proposta un’importazione a costo zero a prescindere, probabilmente sarà un’importazione a qualità zero. Dopo però ci sarà da parlare dei costi e dei danni subiti a seguito di informazioni mancanti o perse per sempre.

Rifletteteci su.

E’ tutto. Rimaniamo naturalmente a disposizione di tutti gli Agenti Immobiliari italiani che decidono di valutare il passaggio ad Agim.

Buon lavoro!